Entender el negocio bajo una visión de BPM (Business Process Management) es altamente deseable antes emprender una iniciativa de BPMS (Business Process Management System), principalmente para minimizar riesgos y generar una real transformación en la organización. Como estrategia, también pudieran emprenderse en paralelo, pero hay que considerar incluso que los actores o responsables de impulsarlos dentro de una organización, serían distintos.

Las iniciativas BPM debieran ser impulsadas por la alta adminstración, o un área de procesos altamente empoderada (dependiendo de Ti o del negocio dependiendo de la organización), pues involucran una visión del negocio desde los objetivos estratégicos hasta su implementación incluyendo su ciclo de vida o gobierno de procesos.

Por su parte, una iniciativa BPMS está circunscrita al ámbito de TI, con grandes desafíos, no solamente para la automatización de procesos de administrativos típicos (como autorización de vacaciones; de pagos de Facturas; u otros flujos administrativos), sino para involucrarse en el corazón de los negocios de la organización, en este último caso, es notable el ejemplo de las líneas aéreas, en donde ya hace muchos años se han automatizado los flujos de proceso de venta, eso sí con tecnologías WEB tradicionales (no BPMS).

Respecto a los BPMS, existe una distinción dentro de ellos que vale la pena mencionar. Existen plataformas BPMS para soportar flujos de interacción humana, los BPMS documentales y otros que se definen para orquestación y coreografía de servicios, incluso existe redundancia de las mismas características que nos confunde aún más. Los BPMS netamente orientados a coreografía efectivamente corresponden a esta discusión y recomendaría implementarlo antecedido de la disciplina BPM. Los BPMS orientados a la orquestación de servicios, o dicho de otra forma, una especialización de Middlewares para permitir integración con manejo de estados (típicamente implementan BPEL) podrían perfectamente ser implementados independientemente, sin una iniciativa BPM, pero enmarcados más bien en una Arquitectura SOA. Los BPMS para automatizar procesos documentales, también responden a iniciativas de nicho, acotados y son vendidos con el objetivo de eliminar el uso del papel en la organización.

Los fabricantes de software reconocen estas distinciones en los BPMS y están invirtiendo fuertemente en ordenar su oferta y en el empaquetamiento de sus productos. Tal es el caso de Oracle e IBM, que están en una fuerte competencia han estado adquiriendo compañías, redefiniendo sus productos e influyendo en las iniciativas de estandarización en que participan y financian activamente.

Sigifredo Badani

A veces cuando conversamos con colegas de TI o clientes existe confusión sobre la forma de cómo abordar las necesidades de información para la toma de decisiones, por un lado sin herramientas adecuadas de BI usando los recursos computacionales y humanos existentes o bien, si la organización ya está en condiciones, posee la madurez necesaria y tiene los recursos para incorporar tecnologías de inteligencia de negocios.

Aspectos de Business Intelligence que deben ser tomados encuenta al identificar una problemática de gestión de la información, podemos comentar por un lado la identificación de necesidades y por otro la Maduración del concepto de BI en una organización:

A. Identificación de necesidades.
Se enumeran 5 puntos de interés en la conversación con el cliente:

1. El Cliente no cuenta con una fuente única de información para la toma de decisiones estratégicas. Si esto ocurre lo que sucede es que distintas instancias de la Empresa se embarcan en discusiones sobre la validez de los datos en lugar de ocupar el tiempo en tomar decisiones para el negocio. No existe confianza en tomar las decisiones adecuadas debido a la mala calidad de los datos. Existen iniciativas independientes para la captura y procesamiento de información, duplicidad de :funciones, procesamientos y esfuerzos.

2. El cliente emplea más tiempo en obtener la información que analizándola. No existen procesos organizados para obtener la información en forma única y eficiente. En este caso las personas, del negocio, se ocupan de tareas que típicamente la deben llevar a efecto procesos en herramientas especializadas en la Extracción, Limpieza, Transformación y Carga de los datos (Herramientas ECTL: Extraction, Cleansing, Transformation and Loading). Existe una alta dependencia de estas personas, son expertos del negocio, también son una fuente de errores y finalmente, se obtiene información en función de la disponibilidad de tiempo de estos personas.

3. El Cliente toma decisiones reactivas. Dado que el alto costo en tiempo que toma generar información para el negocio, la información es incompleta o llega tarde, se procesa en períodos quincenales y mensuales, esto impide tomar decisiones oportunas dadas las exigencias que los negocios imponen a los altos ejecutivos de las empresas.

4. El Cliente depende de TI para obtener los datos del Negocio. Es muy frecuente encontrarse con frases como “no pude obtener el reporte de Control de Metas, pues TI no procesó la información”. Lo anterior denota que las informaciones de gestión se están obteniendo desde los sistemas operacionales, esto es muy riesgoso, pues una inadecuada manipulacion de la información puede afectar tales sistemas. Es importante reconocer que los datos operacionales tienen restricciones de uso, por lo que el Cliente debe contar con una Arquitectura de BI, que facilite las extracciones de información y disponibilizarla en una plataforma de consultas donde el dueño de la información son los principales actores del negocio.

5. El cliente recibe información incompleta, inoportuna e innecesaria. Por todos los aspectos anteriores, dado que la información se procesa manualmente y es mucho el esfuerzo de obtenerla, se entrega incompleta, con errores, tarde y a veces los análisis no responden a las necesidades del negocio, sino del personal encargado de procesarla, existe una asintonía entre los requerimientos de información del negocio y lo que se obtiene para analizarse.

B. Maduración del concepto de BI en una organización
Las organizaciones que trabajan con sus sistemas operacionales transaccionales y paulatinamente surge la necesidad de contar con información cada vez más agregada, se identifican los siguientes pasos:

1. Reportes Operativos. Esta es información de detalle orientada a supervisores y mandos medios. Implementar estos reportes es una tarea de alto esfuerzo al inicio y es un proyecto de alto riesgo, dado que deben solucionarse muchos factores higiénicos de operación y análisis.

2. Análisis de Indicadores. Es información agregada obtenida de los reportes operativos y de la experiencia de su uso, sirven para la toma de decisiones.

3. Planeación y Pronósticos. Una vez que sistemáticamente se obtiene información de los sistemas operacionales y se almacena información agregada en Modelos de Gestión, se dispone entonces, de información histórica. Con esta información histórica, sumada a conocimiento de la industria y factores estacionales, y procesamiento estadístico con la aplicación de modelos matemáticos aplicados, se pueden obtener pronósticos del comportamiento del negocio.

4. Predicción. Una vez que se realicen todas las acciones anteriores, surge la necesidad de encontrar nuevos comportamientos que se representan en los datos. Existen una serie de algoritmos que pueden emplearse para recuperar información de acuerdo al objetivo Analítico: Clasificación, Segmentación, Asociación, Pronósticos de series de tiempo, Predicción y Análisis de Desviaciones. En este caso se requieren expertos en la organización, pues por lo general lo que se obtiene es un algoritmo.

5. Optimización. Una vez recorrido el camino, conviene revisar hacia atrás, las definiciones hechas, indudablemente la optimización pueden realizarse en cada uno de los estados de madurez de la empresa.

Con estos analisis por un lado de las necesidades del cliente y por otro de la madurez de la organización se puede establecer si es necesario abordar un proyecto de BI y qué herramientas son las adecuadas en cada caso.

Sigifredo Badani